Per iniziare bastano tre passi
Apri soltanto gli approfondimenti che ti servono. Il tutor coordina le parti comuni; non occorre che ogni docente compili tutto.
Accesso e scelta del documento
- Apri il portale ufficiale e accedi con il tuo account Google d’istituto. Usa un account personale solo se esplicitamente autorizzato: un account Google qualunque non dà accesso.
- Dopo l’accesso scegli il grande pulsante PDP oppure PEI. Il menu «PDP o PEI» permette di cambiare area.
- Cerca il fascicolo per alunno, classe, anno, tutor o stato. L’elenco contiene solo documenti autorizzati. Apri il documento corretto e controlla classe, anno scolastico e tutor prima di scrivere.
- I referenti possono scegliere «Docente · le mie classi» o «Staff · tutti i fascicoli autorizzati». Se un referente non trova un fascicolo nella prima vista, controlla la vista Staff.
Non trovi una classe? Contatta il referente perché verifichi l’assegnazione nel CdC. Non creare un secondo fascicolo per aggirare un problema di accesso. La segreteria entra direttamente nella propria area di ricezione, senza accedere ai documenti di lavoro.
Il tuo compito, in breve
| Ruolo | PDP | PEI |
|---|---|---|
| Tutor assegnato al fascicolo | Compila le parti comuni e riservate, coordina, chiude e riapre negli stati consentiti. | Il tutor di sostegno del CdC compila tutto il PEI, coordina GLO e progettazione, chiude e riapre negli stati consentiti. |
| Docente del CdC, anche di sostegno non tutor | Consulta la vista docente e modifica spunte e note delle tabelle disciplinari per tutte le materie del proprio CdC. Conferma il proprio completamento. | Consulta il PEI completo e partecipa alla chat. Non modifica, non congela e non dichiara il completamento PEI. |
| Referente / staff autorizzato | Gestisce i fascicoli autorizzati, tutor, archivio e registro accessi. | Gestisce e modifica i PEI autorizzati, anche senza essere il tutor. |
| Segreteria | Area dedicata ai definitivi consegnati; non entra nei fascicoli di lavoro attraverso il ruolo segreteria. | |
| Account estraneo al CdC e privo di autorizzazione staff | Non accede al fascicolo. L’assegnazione come tutor PEI non mantiene l’accesso dopo la rimozione dal CdC. | |
Se il docente di sostegno assegnato cambia, il referente aggiorna il tutor scegliendo il nuovo sostegno del CdC, anche a fine anno. I dati restano nel fascicolo; il precedente tutor perde la gestione e conserva la consultazione solo se resta nel CdC. Il ruolo viene verificato dal servizio, non solo dai pulsanti sullo schermo. Le famiglie e gli altri componenti esterni del GLO non hanno un accesso automatico al portale: il loro contributo è raccolto secondo la procedura scolastica.
Docente del CdC: vai direttamente alle tabelle disciplinari, controlla la tua materia, aggiungi spunte e note concordate, attendi il salvataggio e conferma il completamento. Non devi compilare tutte le sezioni del tutor.
Tutor: controlla le parti comuni, raccogli i contributi, condividi con la famiglia e prepara la chiusura. Il lavoro parte da ciò che è già presente: aggiorna senza ricominciare da zero.
Aprire o aggiornare un PDP già presente
- Scegli PDP e cerca il fascicolo dell’anno corrente. Verifica alunno, classe, tipo DSA/BES e tutor.
- Se deriva dall’anno precedente, leggi le note d’importazione: descrizioni e misure sono una base da rivalutare, non una conferma automatica. Controlla cambiamenti di classe, discipline, strumenti, documentazione e rapporti con la famiglia.
- Se il fascicolo non esiste, un docente autorizzato può aprire un PDP nella propria classe confermando l’assunzione del ruolo di tutor. Il referente può gestire l’assegnazione del tutor. Coordina prima l’apertura per evitare duplicati.
- Completa solo le sezioni di competenza: la vista docente protegge le parti riservate, mentre il tutor coordina il documento completo.
Quando un vecchio PDF non consentiva di distinguere una scelta, le informazioni sono conservate nelle note: controllale con i colleghi senza trasformare un’incertezza in una spunta arbitraria. Le conferme della famiglia vanno riferite all’anno corrente.
Salvataggio, collaborazione e chat
Scrivi normalmente: il salvataggio è automatico. Attendi la conferma «Salvato sul server» prima di chiudere la pagina, cambiare account o disconnetterti. Un campo compilato sullo schermo non prova da solo che sia stato salvato.
- Compila un riquadro, cambia campo e controlla l’indicatore di salvataggio.
- Passa alla sezione successiva dal menu. Il portale tenta di salvare prima di uscire dall’editor.
- Se compare un errore, resta nella pagina e riprova dopo aver verificato la connessione. Conserva temporaneamente il testo su un supporto d’istituto protetto se necessario.
- Se un collega ha modificato il documento nel frattempo, segui la richiesta di ricaricamento: non sovrascrivere alla cieca il lavoro del collega. Coordinarsi nella chat aiuta a evitare modifiche simultanee allo stesso riquadro.
La chat è condivisa con gli utenti autorizzati al fascicolo. Il destinatario serve a richiamare l’attenzione di un collega: non rende il messaggio privato. Usa messaggi essenziali, riferiti al lavoro educativo; non duplicare diagnosi o informazioni sanitarie non necessarie.
PDP DSA · 1–3: dati, diagnosi e interventi esterni
1 · Dati
Il tutor verifica dati dell’alunno, anno, classe, indirizzo e riferimenti del coordinamento. Le informazioni gestite dal fascicolo non si cambiano digitando un’altra classe nel testo libero.
2 · Diagnosi
Riporta le informazioni necessarie dalla documentazione agli atti: riferimenti, date, soggetti che l’hanno redatta e aggiornamenti. Non formulare nuove diagnosi. Questa parte è riservata al tutor e al referente nella vista PDP.
3 · Interventi extrascolastici
Indica supporti effettivi, specialisti o interventi e raccordo utile con la didattica. Non duplicare informazioni cliniche che non servono alla progettazione scolastica.
PDP DSA · 4–6: funzionamento, punti di forza e strategie
4 · Caratteristiche del funzionamento
Descrivi lettura, scrittura, calcolo e altre caratteristiche osservate usando le voci pertinenti. Integra le note quando le caselle non bastano: condizioni, strumenti utilizzati e differenze fra attività aiutano a scegliere misure concrete.
5 · Punti di forza e apprendimento
Individua risorse personali, interessi, modalità di apprendimento e strumenti già efficaci. Distingui dati osservati da ipotesi ancora da verificare.
6 · Strategie dei docenti
Concorda come proporre consegne, materiali, tempi e attività. Scegli strategie applicabili e coerenti con i bisogni; evita una lista di tutte le opzioni disponibili.
PDP DSA · 7: le tre tabelle disciplinari
Questa è la parte principale per il docente del CdC. Le tre tabelle riguardano misure dispensative, strumenti compensativi e modalità di verifica e valutazione.
- Scegli la materia dal menu «Materia che stai compilando».
- Leggi le misure presenti e spunta quelle concordate e realmente applicabili.
- Aggiungi nelle note disciplinari le precisazioni utili: contesto di utilizzo, tipo di prova, tempi e modalità. Le voci «altro» permettono di esplicitare misure non rappresentate dalle caselle.
- Passa alle altre due tabelle e controlla che strumenti, dispense e valutazione siano coerenti.
- «Vedi la tabella completa» mostra il quadro del CdC. Tutti i docenti del CdC possono modificare le colonne e le note delle materie: coordina le correzioni che riguardano un collega.
- Attendi il salvataggio e conferma il tuo completamento quando il contributo è pronto.
Esempio illustrativo: se è concordato l’uso di una mappa, la nota può precisare in quali attività e con quali caratteristiche viene usata. La scelta va riferita allo studente e condivisa; non è una prescrizione da copiare automaticamente.
La conferma «Ho completato la mia parte» è una dichiarazione personale di lavoro concluso, non una firma digitale e non un’approvazione automatica del documento da parte della famiglia.
PDP DSA · 8–9: famiglia, riepilogo e iter
Nella sezione 8 il tutor raccoglie le informazioni rilevate con i genitori: atteggiamento, studio a casa, supporti e accordi. Le note consentono di descrivere situazioni non coperte dalle opzioni. Verifica che accordi e riferimenti siano aggiornati all’anno corrente.
Nella sezione 9 controlla il riepilogo e l’avanzamento del CdC. Confronta il documento con i contributi ricevuti, verifica la condivisione con la famiglia e scarica una bozza per il controllo complessivo. Il tutor o il referente procede alla chiusura secondo l’iter d’istituto.
PDP BES · tutte le sezioni, senza duplicare il lavoro
- Dati e area del bisogno: controlla anno e anagrafica e indica l’area pertinente sulla base della valutazione del CdC. Non trasformare una difficoltà osservata in una diagnosi.
- Tabella 1: registra gli elementi osservati e le informazioni previste dal modello. Usa lo spazio «altro» per precisazioni; conserva le note già presenti e aggiornane i contenuti concordati.
- Tabella 2 — Disturbi in attesa di certificazione: usa solo le indicazioni presenti e le osservazioni disponibili, senza formulare diagnosi. Il modello raccoglie lettura, scrittura, dettatura, ortografia, composizione, calcolo e lingue straniere; stile e compensazione si indicano soltanto quando la fonte li riporta. Usa le note per chiarire informazioni incerte o non rappresentate.
- Tabella 3 — Motivazione e strategie: valuta partecipazione, consapevolezza delle difficoltà e dei punti di forza, autostima, frequenza, regole, impegni e autonomia. Indica l’efficacia delle strategie di studio e l’eventuale tutor dello studio, discipline e frequenza del supporto. Le valutazioni descrivono osservazioni, non giudizi sulla persona.
- Strategie: definisci interventi attuabili e coerenti con il quadro descritto.
- Tabella 4: i docenti lavorano sulle misure disciplinari, con spunte e note per materia. Il menu della materia e la tabella completa funzionano come per il PDP DSA; le colonne del CdC sono condivise.
- Famiglia, riepilogo e iter: raccogli gli accordi effettivi e le conferme dell’anno corrente, controlla i contributi e prepara la chiusura. Non riportare come attuale un consenso del precedente anno senza verifica.
La numerazione BES segue il suo modello. Non serve compilare anche il modello DSA: apri il tipo assegnato al fascicolo.
Quando hai finito: una sola conferma
Controlla il tuo contributo nelle tabelle e attendi il salvataggio. Al termine del punto 7 premi «Dichiara di aver compilato la tua parte». La tutor vede il tuo completamento nel riepilogo del Consiglio di Classe. Se poi modifichi ancora il documento, la dichiarazione viene ritirata automaticamente e potrai confermarla di nuovo quando hai finito.
Il tutor verifica il quadro complessivo, le parti comuni e gli accordi con la famiglia. Gli altri docenti non devono congelare il documento: possono continuare a consultarlo e segnalare correzioni.
Le dichiarazioni aiutano il coordinamento. Un documento con tutte le dichiarazioni non è automaticamente firmato, protocollato o consegnato alla famiglia.
PDF, Word, chiusura e consegna
Per leggere tutto il documento non occorre congelarlo. Usa il PDF di consultazione, disponibile anche in bozza, o il Word modificabile. L’esportazione comprende i contenuti presenti nelle sezioni; un campo vuoto rimane vuoto. La bozza non è un documento sottoscritto.
- Prima dell’esportazione attendi il salvataggio. Controlla il documento scaricato: anagrafica, anno, sezioni, tabelle, date e dati ancora da completare.
- Il Word serve per revisione e impaginazione finale. Le modifiche fatte nel Word scaricato non tornano automaticamente nel portale: aggiorna anche il fascicolo se il testo cambia.
- Solo il tutor assegnato o un referente può congelare. Controlla contenuti e dichiarazioni di completamento. Se mancano dichiarazioni, il portale chiede una motivazione esplicita; questa possibilità non sostituisce le verifiche d’istituto.
- La chiusura blocca le modifiche e produce la versione definitiva. La consegna protetta richiede che la segreteria abbia attivato la propria chiave. Se il portale segnala una chiave mancante, chiedi alla segreteria di attivarla; la bozza resta consultabile.
- La segreteria riceve il PDF protetto e prosegue con firme, protocollo e conservazione secondo la procedura d’istituto. Il congelamento e il passaggio alla segreteria non attestano che siano già state raccolte firme.
Sigillo / FEA MIM è in attivazione e validazione da parte di DPO e DS. Il portale prepara il PDF; la segreteria gestisce l’iter di firma secondo le istruzioni confermate al completamento della validazione. Per correggere un documento chiuso occorre una riapertura autorizzata del tutor o del referente, disponibile negli stati consentiti; se già ricevuto dalla segreteria va gestita la rettifica secondo l’iter d’istituto.
I PDF e i Word scaricati sul computer sono copie leggibili: custodiscili in uno spazio d’istituto protetto e condividili soltanto con destinatari autorizzati. Non pubblicarli con un link aperto.
Anni precedenti, rinnovo e archivio
«Anni precedenti» apre le versioni salvate dal rinnovo annuale: sono in sola lettura e restano soggette alle autorizzazioni attuali del fascicolo. Non è un recupero automatico di qualsiasi file mai prodotto.
Il rinnovo è una procedura amministrativa: conserva una versione precedente, aggiorna anno, classe, CdC e tutor e richiede nuove conferme. Un documento importato dall’anno scorso è una base da aggiornare, non un piano già approvato per quest’anno. Controlla eventuali note d’importazione e non riutilizzare automaticamente firme o consensi datati.
Spunte del PDP precedente. Nei fascicoli importati le spunte 2025/26 sono state recuperate soltanto quando tutta la parte disciplinare era vuota: punto 7 per i DSA e Tabella 4 per i BES, comprese le note. Una compilazione anche parziale è stata conservata integralmente. Controlla le caselle recuperate e aggiornale alle necessità attuali dell’alunno; non sono una conferma per il nuovo anno. Se una disciplina non ha una corrispondenza sicura nelle materie attuali, trovi il suo nome e i numeri delle misure nelle voci «Altre misure», «Altri strumenti», «Altre modalità» o «Altro»: il CdC deve verificarle prima di applicarle. Un PDF precedente senza spunte resta vuoto.
I referenti possono archiviare e ripristinare i fascicoli: archiviare li nasconde dall’elenco attivo senza cancellare dati, messaggi o PDF. Durata di conservazione, scarto e atti ufficiali seguono la procedura d’istituto.
Se qualcosa non torna: soluzioni rapide
| Cosa vedi | Cosa fare |
|---|---|
| Accesso negato | Verifica l’account d’istituto. Il referente controlla CdC e ruolo; la sola email istituzionale non abilita tutti i fascicoli. |
| Elenco vuoto | Controlla area PDP/PEI, filtro e vista Docente/Staff. Non aprire un duplicato. |
| Campi disabilitati | Controlla ruolo, stato e anno: un docente lettore PEI, un documento chiuso o una versione storica sono in sola lettura. |
| Non vedo dati diagnostici nel PDP | È la protezione della vista docente. Il tutor e il referente gestiscono i dati riservati. |
| Errore di salvataggio | Non uscire prima di risolverlo. Verifica connessione e segui l’indicazione della pagina. |
| Non posso congelare | Verifica tutor assegnato, stato, versione corrente, CdC e dichiarazioni. La chiusura protetta richiede la chiave della segreteria. |
| Il PDF è una bozza | È corretto se hai usato la consultazione. Per il definitivo serve la chiusura autorizzata. |
Segnala al referente area, classe, tipo di documento, azione e messaggio d’errore. Evita screenshot con diagnosi o dati di altri alunni; non inviare password o codici di verifica.
In parole semplici: tecnica, GDPR e due fattori Google
Google verifica l’identità dell’account d’istituto; il portale verifica poi ruolo e CdC per ogni richiesta. I dati del fascicolo sono salvati cifrati nel database e i PDF conservati dal servizio sono cifrati. Gli accessi e le operazioni sul fascicolo sono registrati; la segreteria riceve i definitivi con una consegna protetta separata. La cifratura non sostituisce i controlli sui destinatari.
L’istituto è il titolare del trattamento: stabilisce finalità, autorizzazioni, informativa, rapporti con i fornitori, conservazione e gestione degli incidenti con il supporto del DPO. Il portale limita l’accesso ai ruoli autorizzati e protegge i dati; la conformità GDPR dipende anche da queste misure organizzative. I dati sanitari non vanno diffusi. Indicazioni del Garante per la scuola.
È previsto l’esercizio con approvazione d’istituto, subordinata alla verifica della protezione Google a due fattori. L’amministratore Workspace deve controllare, per gli account autorizzati, sia l’effettiva iscrizione alla verifica in due passaggi sia l’applicazione dell’obbligo, comprese eventuali eccezioni. La sola disponibilità della funzione o un accesso Google riuscito non dimostrano questa verifica. Documentazione Google sulla verifica in due passaggi.
Per il docente: usa il tuo account, completa il secondo fattore richiesto da Google, blocca il dispositivo quando ti allontani ed esci dal portale sui computer condivisi. Questa guida descrive le protezioni e la condizione di approvazione; non attesta che la verifica amministrativa dei due fattori sia già conclusa.