Per iniziare bastano tre passi
Apri soltanto gli approfondimenti che ti servono. Il tutor coordina le parti comuni; non occorre che ogni docente compili tutto.
Accesso e scelta del documento
- Apri il portale ufficiale e accedi con il tuo account Google d’istituto. Usa un account personale solo se esplicitamente autorizzato: un account Google qualunque non dà accesso.
- Dopo l’accesso scegli il grande pulsante PDP oppure PEI. Il menu «PDP o PEI» permette di cambiare area.
- Cerca il fascicolo per alunno, classe, anno, tutor o stato. L’elenco contiene solo documenti autorizzati. Apri il documento corretto e controlla classe, anno scolastico e tutor prima di scrivere.
- I referenti possono scegliere «Docente · le mie classi» o «Staff · tutti i fascicoli autorizzati». Se un referente non trova un fascicolo nella prima vista, controlla la vista Staff.
Non trovi una classe? Contatta il referente perché verifichi l’assegnazione nel CdC. Non creare un secondo fascicolo per aggirare un problema di accesso. La segreteria entra direttamente nella propria area di ricezione, senza accedere ai documenti di lavoro.
Chi fa cosa nel PEI
| Ruolo | PDP | PEI |
|---|---|---|
| Tutor assegnato al fascicolo | Compila le parti comuni e riservate, coordina, chiude e riapre negli stati consentiti. | Il tutor di sostegno del CdC compila tutto il PEI, coordina GLO e progettazione, chiude e riapre negli stati consentiti. |
| Docente del CdC, anche di sostegno non tutor | Consulta la vista docente e modifica spunte e note delle tabelle disciplinari per tutte le materie del proprio CdC. Conferma il proprio completamento. | Consulta il PEI completo e partecipa alla chat. Non modifica, non congela e non dichiara il completamento PEI. |
| Referente / staff autorizzato | Gestisce i fascicoli autorizzati, tutor, archivio e registro accessi. | Gestisce e modifica i PEI autorizzati, anche senza essere il tutor. |
| Segreteria | Area dedicata ai definitivi consegnati; non entra nei fascicoli di lavoro attraverso il ruolo segreteria. | |
| Account estraneo al CdC e privo di autorizzazione staff | Non accede al fascicolo. L’assegnazione come tutor PEI non mantiene l’accesso dopo la rimozione dal CdC. | |
Se il docente di sostegno assegnato cambia, il referente aggiorna il tutor scegliendo il nuovo sostegno del CdC, anche a fine anno. I dati restano nel fascicolo; il precedente tutor perde la gestione e conserva la consultazione solo se resta nel CdC. Il ruolo viene verificato dal servizio, non solo dai pulsanti sullo schermo. Le famiglie e gli altri componenti esterni del GLO non hanno un accesso automatico al portale: il loro contributo è raccolto secondo la procedura scolastica.
Se sei docente del CdC: apri il PEI, consulta la sezione 8.2 e le strategie delle sezioni 5–7, poi comunica al tutor eventuali proposte nella chat. Non devi compilare tutti i riquadri.
Se sei tutor di sostegno: compila e aggiorna il fascicolo con il contributo del GLO. Puoi chiuderlo personalmente: non serve che la chiusura sia eseguita ogni volta dal referente. Un altro docente di sostegno può gestirlo solo se è assegnato come tutor o possiede un ruolo staff autorizzato.
Preparare il PEI senza riscrivere tutto
- Verifica se esiste già il fascicolo dell’anno corrente. Aprilo e controlla i dati presenti prima di aggiungere testo.
- Raccogli il modello d’istituto, gli elementi della documentazione disponibile, osservazioni dei colleghi, contributo della famiglia e dello studente, dati delle risorse e riferimenti dei verbali.
- Se serve un nuovo PEI, il sostegno autorizzato può aprirlo nella propria classe; il tutor scelto deve appartenere al CdC ed essere docente di sostegno. Anche il referente può aprirlo.
- Usa il frontespizio e poi le sezioni numerate 1–12. Le sezioni di verifica si completano nel momento appropriato dell’anno: non è necessario inventare esiti finali all’inizio.
I dati già presenti restano disponibili. Non cancellare un testo condiviso solo per rendere una sezione più breve: concorda la revisione e verifica la versione aggiornata.
Salvataggio, collaborazione e chat
Scrivi normalmente: il salvataggio è automatico. Attendi la conferma «Salvato sul server» prima di chiudere la pagina, cambiare account o disconnetterti. Un campo compilato sullo schermo non prova da solo che sia stato salvato.
- Compila un riquadro, cambia campo e controlla l’indicatore di salvataggio.
- Passa alla sezione successiva dal menu. Il portale tenta di salvare prima di uscire dall’editor.
- Se compare un errore, resta nella pagina e riprova dopo aver verificato la connessione. Conserva temporaneamente il testo su un supporto d’istituto protetto se necessario.
- Se un collega ha modificato il documento nel frattempo, segui la richiesta di ricaricamento: non sovrascrivere alla cieca il lavoro del collega. Coordinarsi nella chat aiuta a evitare modifiche simultanee allo stesso riquadro.
La chat è condivisa con gli utenti autorizzati al fascicolo. Il destinatario serve a richiamare l’attenzione di un collega: non rende il messaggio privato. Usa messaggi essenziali, riferiti al lavoro educativo; non duplicare diagnosi o informazioni sanitarie non necessarie.
Frontespizio: dati, accertamenti e GLO
Controlla anno, classe, indirizzo, tutor, sede e codice sostitutivo personale. Classe, indirizzo e tutor sono gestiti attraverso il fascicolo: non si correggono scrivendo in un riquadro libero.
Riporta date di accertamento e rivedibilità dalla documentazione. Indica se il Profilo di Funzionamento è disponibile; nella fase transitoria inserisci i riferimenti della Diagnosi Funzionale e del Profilo Dinamico Funzionale, se presenti. Non dedurre date mancanti e non trasformare «non disponibile» in un documento esistente.
Per PEI provvisorio, approvazione iniziale, verifica intermedia e finale registra data e numero del verbale effettivo. Nel riquadro «Composizione del GLO» inserisci nominativo e titolo di partecipazione di ciascun componente; annota eventuali variazioni con data e motivazione.
Le schede delle riunioni GLO aiutano a registrare incontri e decisioni. Convocazione, verbale ufficiale, approvazione e sottoscrizioni restano atti dell’istituto: una scheda nel portale non li sostituisce.
1 · Quadro informativo
Raccogli la descrizione della situazione familiare e dello studente con il contributo dei genitori o degli altri componenti del GLO. Distingui il contributo della famiglia dalle osservazioni scolastiche. Riporta la descrizione di sé dello studente attraverso colloqui o interviste, con formulazioni rispettose e pertinenti.
Concentrati sulle informazioni utili alla progettazione: interessi, relazioni, abitudini, facilitatori e aspettative. Evita di aggiungere dettagli privati privi di utilità educativa.
2 · Profilo di Funzionamento e dimensioni
Sintetizza gli elementi del Profilo di Funzionamento. Se assente, usa la documentazione transitoria disponibile e rendi chiara la fonte. Individua le dimensioni sulle quali definire gli interventi nelle sezioni 4 e 5.
Le quattro dimensioni sono relazione/interazione/socializzazione; comunicazione/linguaggio; autonomia/orientamento; cognitiva/neuropsicologica/apprendimento. Una casella non spuntata non equivale a una decisione di omettere una dimensione: indica espressamente la decisione del GLO e la motivazione nell’apposito campo.
3 · Raccordo con il Progetto Individuale
Se il Progetto Individuale è redatto, sintetizza i contenuti utili e il coordinamento fra PEI, famiglia e servizi. Se è richiesto ma non ancora redatto, indica gli elementi da considerare per la futura redazione. Compila il caso pertinente senza dichiarare esistente un progetto non disponibile.
4 · Osservazioni e punti di forza
Descrivi osservazioni concrete nelle quattro dimensioni e i punti di forza su cui costruire gli interventi. Distingui ciò che lo studente fa autonomamente da ciò che riesce a fare con un supporto. La sintesi trasversale raccoglie gli elementi comuni senza sostituire le osservazioni per dimensione.
Nella revisione intermedia registra data e modifiche alle osservazioni: cambiamenti osservati, nuove risorse o elementi che richiedono l’aggiornamento degli interventi.
5 · Obiettivi, esiti attesi, interventi e verifica
Per ciascuna dimensione pertinente completa tre riquadri: obiettivi ed esiti attesi; interventi, strategie e strumenti; metodi, criteri e strumenti di verifica. Il testo unitario eventualmente già compilato è conservato: riorganizza solo se utile, senza perdere contenuti.
Esempio esclusivamente illustrativo: «Durante un’attività in piccolo gruppo, formulare una richiesta di aiuto pertinente». Esito atteso: richiesta autonoma in una situazione concordata. Intervento: modellamento, promemoria visivo e progressiva riduzione dell’aiuto. Verifica: osservazioni documentate nelle attività previste. Frequenza e criteri vanno scelti sul caso concreto dal GLO.
La revisione intermedia descrive l’andamento e gli adeguamenti. La verifica conclusiva valuta risultati ed efficacia degli interventi; non basta riscrivere gli obiettivi iniziali.
6 · Contesto: barriere e facilitatori
Osserva ambiente fisico, organizzazione e relazioni. Indica ciò che ostacola partecipazione e apprendimento e ciò che li facilita. Le indicazioni dello studente sono considerate nell’osservazione del contesto, non un’aggiunta diagnostica.
Esempi: un ambiente rumoroso può essere una barriera; consegne accessibili, tempi prevedibili o una disposizione adatta possono essere facilitatori. Nella revisione intermedia aggiorna le condizioni effettivamente cambiate.
7 · Interventi per un ambiente inclusivo
Trasforma l’analisi del contesto in azioni condivise: organizzazione degli spazi, materiali accessibili, routine, collaborazione tra docenti e attività della classe. Raccorda questa sezione con obiettivi e barriere delle sezioni 5 e 6.
Indica le strategie comuni e la corresponsabilità educativa. Completa revisione intermedia e verifica conclusiva, considerando anche il punto di vista dello studente sulle condizioni di partecipazione.
8 · Percorso curricolare e progettazione disciplinare
8.1 Sostegno didattico
Descrivi le modalità di sostegno e gli ulteriori interventi di inclusione, compreso l’orientamento. Chiarisci il raccordo con la didattica della classe.
8.2 Ogni disciplina
- Controlla l’elenco delle discipline del CdC.
- Indica per ogni materia il percorso previsto: A, progettazione della classe; B, personalizzazioni con verifiche identiche o equipollenti; C, percorso differenziato con verifiche non equipollenti o attività alternative.
- Descrivi obiettivi personalizzati, contenuti, attività, strumenti e verifiche nel riquadro disciplinare. La scelta della lettera da sola non descrive la progettazione.
- Raccogli il contributo del docente curricolare e registra il testo condiviso; il docente lettore può proporre correzioni in chat.
Il catalogo delle programmazioni d’area è una base, da personalizzare sullo studente. Carica le programmazioni e importa solo obiettivi pertinenti da fonti approvate. Una voce «MANCANTE» richiede completamento della programmazione d’area: non autorizza a inventare obiettivi o a considerare il catalogo completo.
8.3 Formazione scuola-lavoro
Per i casi pertinenti, dalla classe terza, indica tipologia aziendale, scolastica o altra; figure, compiti, durata, trasporto e raccordo. Inserisci competenze, attività, barriere/facilitatori, monitoraggio e osservazioni dello studente; completa revisione intermedia e verifica conclusiva dell’esperienza.
8.4 Comportamento e percorso complessivo
Indica criteri della classe o personalizzati, eventuali obiettivi specifici, revisioni e verifica conclusiva. Controlla la coerenza della scelta complessiva ordinario/personalizzato/differenziato con le decisioni del GLO e del CdC. Il portale registra la scelta: non la decide automaticamente.
9 · Orario, risorse e organizzazione
- Prepara una tabella con colonna «Ora» e giorni da lunedì a sabato. Indica presenza dello studente (Pres.), sostegno (Sost.) e assistenza (Ass.) per ciascuna ora.
- Puoi copiare le celle da Word o da un foglio di calcolo e incollarle nel campo dell’orario. Le tabulazioni separano le colonne e gli a capo separano le righe.
- Controlla l’anteprima: intestazioni, righe, ore e giorni. Una tabella senza separatori può risultare come testo: ripristina tabulazioni e righe prima di esportare.
- Inserisci ore settimanali di sostegno e assistenza; se la frequenza è ridotta indica ore, motivazione e accordi effettivi.
Completa organizzazione dell’assistenza di base e all’autonomia/comunicazione, altre risorse, spazi e attività, uscite, trasporto, progetti di inclusione e strategie per eventuali comportamenti problematici. Per le attività terapeutico-riabilitative ed extrascolastiche indica ore, struttura o supporti, obiettivi e raccordo. Nella revisione intermedia annota gli aggiornamenti.
10 · Certificazione delle competenze
La sezione del modello d’istituto riguarda le classi seconde. Inserisci le note esplicative e il raccordo con gli obiettivi del PEI quando pertinenti; non compilare una certificazione di competenze non ancora deliberata. Il riquadro non sostituisce il documento ufficiale di certificazione.
11 · Verifica finale e risorse per l’anno successivo
«Sintesi della verifica intermedia» raccoglie il quadro complessivo dell’andamento a metà percorso. «Sintesi della verifica finale e proposte per l’anno successivo» raccoglie il bilancio generale e le indicazioni future. Sono riquadri di sintesi: non richiedono di copiare ogni verifica disciplinare né di attestare che il sistema abbia registrato qualcosa automaticamente.
Nei risultati globali descrivi i risultati raggiunti, la valutazione complessiva e il contributo dello studente. Aggiorna contesto e progettazione per l’anno successivo, raccordandoti alle sezioni 5, 6 e 7.
- Indica la proposta di ore di sostegno e la motivazione.
- Descrivi assistenza igienica e di base, autonomia/comunicazione, figure e ore, ausili, esigenze sanitarie e trasporto secondo le proposte del GLO.
- Nel riquadro di approvazione riporta data effettiva, numero del verbale allegato e elenco dei componenti del GLO con titolo di partecipazione.
- Verifica la coerenza con data e verbale del frontespizio. Non scrivere «approvato» prima dell’effettiva deliberazione.
Il modello mantiene il riepilogo dell’approvazione del GLO. Il verbale non elimina automaticamente gli spazi di sottoscrizione del modello: firme e allegati seguono la procedura d’istituto.
12 · PEI provvisorio
Compila nei casi previsti di prima certificazione per l’anno successivo. Sintetizza elementi disponibili, dimensioni, difficoltà, contesto, interventi e proposte di risorse, comprese motivazioni delle ore di sostegno e assistenza. Inserisci i riferimenti dell’approvazione del GLO.
Per uno studente già seguito, le proposte dell’anno successivo della sezione 11 non diventano automaticamente un PEI provvisorio. Compila solo la situazione pertinente e secondo le indicazioni dell’istituto.
PDF, Word, chiusura e consegna
Per leggere tutto il documento non occorre congelarlo. Usa il PDF di consultazione, disponibile anche in bozza, o il Word modificabile. L’esportazione comprende i contenuti presenti nelle sezioni; un campo vuoto rimane vuoto. La bozza non è un documento sottoscritto.
- Prima dell’esportazione attendi il salvataggio. Controlla il documento scaricato: anagrafica, anno, sezioni, tabelle, date e dati ancora da completare.
- Il Word serve per revisione e impaginazione finale. Le modifiche fatte nel Word scaricato non tornano automaticamente nel portale: aggiorna anche il fascicolo se il testo cambia.
- Solo il tutor assegnato o un referente può congelare. Controlla contenuti e dichiarazioni di completamento. Se mancano dichiarazioni, il portale chiede una motivazione esplicita; questa possibilità non sostituisce le verifiche d’istituto.
- La chiusura blocca le modifiche e produce la versione definitiva. La consegna protetta richiede che la segreteria abbia attivato la propria chiave. Se il portale segnala una chiave mancante, chiedi alla segreteria di attivarla; la bozza resta consultabile.
- La segreteria riceve il PDF protetto e prosegue con firme, protocollo e conservazione secondo la procedura d’istituto. Il congelamento e il passaggio alla segreteria non attestano che siano già state raccolte firme.
Sigillo / FEA MIM è in attivazione e validazione da parte di DPO e DS. Il portale prepara il PDF; la segreteria gestisce l’iter di firma secondo le istruzioni confermate al completamento della validazione. Per correggere un documento chiuso occorre una riapertura autorizzata del tutor o del referente, disponibile negli stati consentiti; se già ricevuto dalla segreteria va gestita la rettifica secondo l’iter d’istituto.
I PDF e i Word scaricati sul computer sono copie leggibili: custodiscili in uno spazio d’istituto protetto e condividili soltanto con destinatari autorizzati. Non pubblicarli con un link aperto.
Anni precedenti, rinnovo e archivio
«Anni precedenti» apre le versioni salvate dal rinnovo annuale: sono in sola lettura e restano soggette alle autorizzazioni attuali del fascicolo. Non è un recupero automatico di qualsiasi file mai prodotto.
Il rinnovo è una procedura amministrativa: conserva una versione precedente, aggiorna anno, classe, CdC e tutor e richiede nuove conferme. Un documento importato dall’anno scorso è una base da aggiornare, non un piano già approvato per quest’anno. Controlla eventuali note d’importazione e non riutilizzare automaticamente firme o consensi datati.
I referenti possono archiviare e ripristinare i fascicoli: archiviare li nasconde dall’elenco attivo senza cancellare dati, messaggi o PDF. Durata di conservazione, scarto e atti ufficiali seguono la procedura d’istituto.
Se qualcosa non torna: soluzioni rapide
| Cosa vedi | Cosa fare |
|---|---|
| Accesso negato | Verifica l’account d’istituto. Il referente controlla CdC e ruolo; la sola email istituzionale non abilita tutti i fascicoli. |
| Elenco vuoto | Controlla area PDP/PEI, filtro e vista Docente/Staff. Non aprire un duplicato. |
| Campi disabilitati | Controlla ruolo, stato e anno: un docente lettore PEI, un documento chiuso o una versione storica sono in sola lettura. |
| Non vedo dati diagnostici nel PDP | È la protezione della vista docente. Il tutor e il referente gestiscono i dati riservati. |
| Errore di salvataggio | Non uscire prima di risolverlo. Verifica connessione e segui l’indicazione della pagina. |
| Non posso congelare | Verifica tutor assegnato, stato, versione corrente, CdC e dichiarazioni. La chiusura protetta richiede la chiave della segreteria. |
| Il PDF è una bozza | È corretto se hai usato la consultazione. Per il definitivo serve la chiusura autorizzata. |
Segnala al referente area, classe, tipo di documento, azione e messaggio d’errore. Evita screenshot con diagnosi o dati di altri alunni; non inviare password o codici di verifica.
In parole semplici: tecnica, GDPR e due fattori Google
Google verifica l’identità dell’account d’istituto; il portale verifica poi ruolo e CdC per ogni richiesta. I dati del fascicolo sono salvati cifrati nel database e i PDF conservati dal servizio sono cifrati. Gli accessi e le operazioni sul fascicolo sono registrati; la segreteria riceve i definitivi con una consegna protetta separata. La cifratura non sostituisce i controlli sui destinatari.
L’istituto è il titolare del trattamento: stabilisce finalità, autorizzazioni, informativa, rapporti con i fornitori, conservazione e gestione degli incidenti con il supporto del DPO. Il portale limita l’accesso ai ruoli autorizzati e protegge i dati; la conformità GDPR dipende anche da queste misure organizzative. I dati sanitari non vanno diffusi. Indicazioni del Garante per la scuola.
È previsto l’esercizio con approvazione d’istituto, subordinata alla verifica della protezione Google a due fattori. L’amministratore Workspace deve controllare, per gli account autorizzati, sia l’effettiva iscrizione alla verifica in due passaggi sia l’applicazione dell’obbligo, comprese eventuali eccezioni. La sola disponibilità della funzione o un accesso Google riuscito non dimostrano questa verifica. Documentazione Google sulla verifica in due passaggi.
Per il docente: usa il tuo account, completa il secondo fattore richiesto da Google, blocca il dispositivo quando ti allontani ed esci dal portale sui computer condivisi. Questa guida descrive le protezioni e la condizione di approvazione; non attesta che la verifica amministrativa dei due fattori sia già conclusa.