Guida dettagliata per la segreteria

La segreteria riceve i PDF definitivi consegnati dal portale e cura i successivi adempimenti documentali secondo la procedura d’istituto. Non compila il PDP o il PEI al posto dei docenti, non corregge la progettazione nell’editor e non entra nelle bozze attraverso il ruolo segreteria.

Il percorso ordinario è: attiva la chiave una volta → accedi → apri la consegna → controlla e salva il PDF → registra la ricezione → completa l’iter di firme, protocollo e conservazione. La posizione della raccolta firme rispetto al protocollo e gli altri passaggi amministrativi sono quelli stabiliti dall’istituto.

Il tutor PDP, oppure il tutor di sostegno assegnato al PEI, prepara e chiude il documento. Anche un referente autorizzato può chiudere. Solo dopo questa fase la consegna entra nell’area della segreteria: non tutte le bozze visibili ai docenti sono documenti già consegnati.

«Definitivo» significa che il tutor ha chiuso quella versione. «Ricevuto» significa che la segreteria ha registrato la presa in carico nel portale. Nessuna delle due parole, da sola, attesta firme, protocollo o conservazione a norma già effettuati.

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1. Usa una postazione dell’istituto aggiornata e protetta, con blocco dello schermo. Verifica dove il browser salva i file: spesso la cartella è «Download».
2. Accedi al portale ufficiale portale-inclusione.stradilab.org.
3. Usa l’account configurato per l’area segreteria, attualmente dsa@istitutostradivari.it. Una qualsiasi email della scuola non abilita l’area. Non condividere password o codici di accesso Google per abilitare colleghi.
4. Completa il secondo fattore richiesto da Google. L’amministratore verifica iscrizione e obbligo dei due fattori sugli account autorizzati.
5. Concorda con DSGA e responsabili d’istituto chi custodisce il file chiave, chi custodisce la frase segreta e come avviene il passaggio di consegne tra operatori autorizzati.
6. Individua lo spazio documentale protetto in cui salvare i PDF e il sistema di protocollo/conservazione da usare. Il portale non sceglie automaticamente queste destinazioni.

Al termine del login l’account di segreteria entra direttamente in «Fascicoli da ricevere». I pulsanti per compilare PDP e PEI non sono il suo percorso operativo. Se vedi l’elenco di compilazione dei docenti, controlla l’account con cui sei entrato.

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Immagina una busta che il portale può chiudere per la segreteria. Per aprirla servono due elementi:

• Il file chiave, scaricato durante la prima attivazione, con estensione .json.
• La frase segreta, scelta durante la stessa procedura, che protegge la chiave contenuta nel file.

Il file non è un PDP o un PEI e non va aperto con Word. Va selezionato nel campo «File chiave della segreteria». La frase non è la password Google e non è una password del PDF: è una protezione distinta della chiave.

Il portale conserva la parte pubblica della chiave, necessaria a preparare le buste. Non conserva il file privato né la frase segreta. Il file da solo non basta ad aprire i documenti; nemmeno la frase da sola basta. Il browser apre la chiave sul computer e la usa per decifrare il PDF.

Non allegare il file chiave a un messaggio di assistenza. Non scrivere la frase nella chat del fascicolo e non inviarla insieme al file. Un cambio di password Google non sostituisce o recupera la frase segreta della chiave.

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Questa operazione si esegue una volta, quando nell’area compare «Prima volta: crea la chiave della segreteria». Se il riquadro non compare e la chiave è già attiva, passa all’apertura delle consegne: non generarne un’altra per ogni documento.

1. Prima di premere il pulsante prepara le destinazioni protette per il file e la procedura di custodia della frase.
2. Nel campo «Frase segreta (almeno 12 caratteri)» inserisci una frase lunga e difficile da indovinare, scelta secondo le regole d’istituto. Dodici caratteri sono il minimo accettato, non un invito a usare una frase breve o prevedibile.
3. Riscrivila identica nel campo «Ripeti la frase segreta». Spazi e maiuscole contano: evita errori di trascrizione.
4. Premi «Crea la chiave e scarica il file». Attendi la generazione; non chiudere la pagina mentre lavora.
5. Il browser scarica un file come chiave-segreteria-portale-inclusione-[impronta].json. Cerca il file nella cartella dei download. Non modificarne il contenuto.
6. Salva il file nelle destinazioni protette concordate e verifica che le copie esistano e siano leggibili. Custodisci la frase separatamente secondo la procedura adottata.
7. La pagina chiede conferma della custodia prima di attivare la parte pubblica sul servizio. Premi OK solo dopo aver verificato il salvataggio.
8. Attendi il messaggio «Chiave attivata». Il portale può comunicare anche quante consegne già chiuse sono state preparate.
9. Ricarica l’area: il riquadro di prima attivazione non deve più comparire. Controlla che il file conservato sia proprio quello della chiave attivata.

Se premi Annulla alla conferma, la chiave non viene attivata. Una procedura ripetuta genera un nuovo file: non confondere il file di un tentativo annullato con quello poi attivato. Se la registrazione restituisce errore, conserva il file e controlla lo stato prima di ripetere.

Se compare «Esiste già una chiave della segreteria», non tentare una sostituzione autonoma: verifica con l’amministratore quale chiave è attiva e quale file deve essere custodito.

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Definisci una custodia che permetta agli operatori autorizzati di lavorare e all’istituto di recuperare l’accesso anche in caso di assenza dell’operatore. File e frase non devono dipendere dall’unica memoria personale di chi ha fatto l’attivazione.

• Conserva una copia operativa del file in uno spazio d’istituto protetto e una copia di sicurezza secondo il piano adottato, con accesso limitato.
• Custodisci la frase con una procedura separata e controllata: ad esempio un gestore di credenziali istituzionale o una custodia formalizzata dal DSGA, se previsti.
• Annota nel registro interno chi è autorizzato, dove sono custodite le copie e quale impronta identifica il file; non inserire la frase in un registro liberamente condiviso.
• Verifica periodicamente l’esistenza delle copie e la possibilità di apertura mediante una prova concordata, senza inviare documenti sanitari a destinatari estranei.
• Al cambio dell’operatore, trasferisci formalmente la responsabilità di custodia. Non serve una nuova chiave solo perché cambia la persona incaricata.

La sostituzione della chiave non converte automaticamente le buste già cifrate. I documenti precedenti possono continuare a richiedere la vecchia chiave: conservarla è essenziale. Non modificare il file JSON per cambiare frase o impronta.

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L’elenco riguarda sia PDP DSA/BES sia PEI. Per ogni riga controlla:

Il nome del file può contenere abbreviazioni tecniche. Verifica sempre tipo, anno e dati nel PDF. L’elenco è ordinato dando precedenza alle consegne non ancora ricevute; le date aiutano a individuare nuovi arrivi.

Un elenco vuoto non significa che non esistano PDP o PEI: può significare che i tutor stanno ancora compilando oppure non hanno consegnato una versione definitiva. Chiedi al referente di verificare stato e chiusura del fascicolo.

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1. Nel campo «File chiave della segreteria» seleziona il file JSON della chiave attiva.
2. Nel campo «Frase segreta» inserisci la frase associata a quel file.
3. Scegli la riga corretta e premi «Scarica e apri».
4. Attendi «Apertura in corso…». Il browser scarica la busta cifrata, apre la chiave sul computer, decifra il PDF e controlla che il contenuto corrisponda all’impronta di integrità ricevuta.
5. Quando compare il messaggio di scaricamento, cerca il PDF nei download. Il pulsante avvia un download: non è detto che il browser apra automaticamente una finestra di lettura.
6. Apri il PDF con il lettore approvato sulla postazione e controlla contenuto e pagine.
7. Salvalo nell’area documentale protetta concordata e verifica l’apertura dalla nuova destinazione.
8. Solo dopo questi controlli passa alla registrazione «Segna come ricevuto».

La chiave privata sbloccata resta nella memoria della pagina per facilitare l’apertura delle successive consegne della sessione. Ricaricare la pagina o uscire richiede di selezionare di nuovo file e frase. Per cambiare chiave dopo un’apertura riuscita, ricarica la pagina: non presumere che cambiare il file selezionato sostituisca la chiave già in memoria.

Lo stato «Scaricato» viene registrato quando il servizio consegna la busta cifrata al browser. Non prova, da solo, che la decifratura sia riuscita o che il PDF sia stato salvato nell’archivio. Fa fede il controllo dell’operatore sul file effettivamente aperto.

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Esegui un controllo documentale, senza modificare direttamente il PDF per correggere la progettazione.

1. Identità: alunno, classe, indirizzo, tipo di piano e anno scolastico corrispondono alla consegna.
2. Completezza: il file si apre, le pagine sono leggibili, le sezioni e le tabelle non risultano troncate e non mancano allegati previsti dall’istituto.
3. Stato: distingui una versione definitiva da un PDF di consultazione o da un Word di lavoro ricevuto per altri canali.
4. Date e riferimenti: controlla quelli richiesti dall’iter, comprese approvazioni e verbali GLO per il PEI. Se un verbale è indicato come allegato, verifica la sua disponibilità nel fascicolo amministrativo: il portale non allega automaticamente qualunque verbale citato.
5. Versione: verifica con il tutor o referente eventuali riaperture e nuove consegne. La copia vecchia non diventa aggiornata automaticamente.
6. Firme: verifica quali sono già presenti e quali devono essere raccolte attraverso la procedura d’istituto.
7. Destinazione: controlla che la copia sia salvata nello spazio protetto previsto, non soltanto nei download del computer.

Se trovi un errore, annota il problema nel canale d’istituto concordato e chiedi al tutor o referente la rettifica. La segreteria non ha una funzione per cambiare il testo del PEI/PDP o respingere formalmente una consegna dall’elenco; il coordinamento va effettuato attraverso la procedura scolastica.

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Premi «Segna come ricevuto» dopo aver aperto, controllato e salvato il PDF nell’area protetta. Non usarlo come semplice promemoria per un documento che non hai ancora acquisito.

1. Controlla la riga a cui stai applicando l’azione.
2. Leggi la conferma: il portale registra la ricezione e cancella le proprie copie PDF di lavoro.
3. Conferma solo se la presa in carico del PDF è effettivamente avvenuta.
4. Attendi il ritorno all’elenco e verifica lo stato «Ricevuto» con la data.
5. Prosegui gli adempimenti di firme, protocollo e conservazione nel sistema d’istituto.

Il servizio aggiorna lo stato del fascicolo a ricevuto, registra l’operazione e rimuove i PDF della cartella di lavoro del portale. Non cancella i dati del piano, la chat, lo storico o la busta di consegna cifrata. La busta può restare scaricabile nell’area segreteria con la chiave corretta.

La copia di lavoro non è l’archivio amministrativo. La ricezione nel portale non crea una registrazione di protocollo e non invia il file a un conservatore. Non registra automaticamente che tutte le firme siano state raccolte.

Non c’è un pulsante di annullamento della ricezione nell’area segreteria. Se hai confermato per errore, avvisa subito il referente e il responsabile della procedura; non cambiare documenti o stati attraverso canali tecnici improvvisati.

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Nel portale ufficiale la chiusura produce e consegna un PDF definitivo non firmato dal portale. La raccolta delle firme procede secondo la procedura d’istituto. Un campo «su carta» o l’assenza di un conteggio di firme nel vecchio elenco non dimostrano che firme cartacee siano già state apposte.

Se è prevista la sottoscrizione cartacea, usa le copie e gli allegati stabiliti dall’istituto, controlla i firmatari previsti, gestisci eventuali assenze e conserva gli originali secondo l’iter scolastico. Una scansione non diventa automaticamente una firma digitale.

Sigillo / FEA MIM è in attivazione e validazione da parte di DPO e DS. Questa fase comprende la definizione di abilitazioni, procedura di invio, destinatari, firme previste, verifica, protocollo e conservazione, insieme al controllo della protezione Google a due fattori.

Al completamento dell’attivazione e della validazione DPO/DS, la segreteria usa il servizio attraverso le proprie abilitazioni, controlla il documento e i firmatari, segue richieste, rifiuti e scadenze, recupera il file firmato e lo verifica con gli strumenti adottati. Il portale non esegue automaticamente questi passaggi e non importa automaticamente l’esito delle firme esterne.

Il portale limita a 4 MB il PDF nella chiusura configurata per la consegna FEA prevista: è un limite interno del portale, non una dichiarazione del limite effettivo del servizio Sigillo. Se un file non è accettato, coordina la soluzione con tutor e amministratore senza sacrificare contenuti necessari.

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La segreteria svolge questi passaggi nei sistemi e secondo il manuale documentale dell’istituto. Questa guida non inventa una sequenza alternativa alle regole adottate.

1. Identifica il documento acquisito e gli allegati richiesti. Distingui piano, verbali, eventuale scansione e originale sottoscritto.
2. Registra il documento nel sistema di protocollo quando previsto, con classificazione e accessi adeguati alla natura riservata.
3. Fascicola nella posizione corretta per anno scolastico, classe e studente/codice utilizzato dall’istituto.
4. Se una fase di firma produce un nuovo originale, conserva il file restituito senza alterarne il contenuto; collega i riferimenti della fase precedente secondo la procedura documentale.
5. Completa il trasferimento al sistema di conservazione e conserva le evidenze richieste dal piano d’istituto.
6. Rendi disponibile il documento soltanto ai soggetti legittimati e tramite canali autorizzati.

Un esempio organizzativo di cartelle è 2026-27 / [classe] / [codice studente]. È un esempio, non una configurazione automatica del portale. Non inserire diagnosi nei nomi dei file o delle cartelle. Iniziali e codici pseudonimi restano dati personali.

Un Drive condiviso, se adottato, deve avere accessi configurati secondo il piano d’istituto. Il portale non carica automaticamente le consegne su Drive e una cartella Drive non costituisce, da sola, conservazione a norma.

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Se il tutor riapre e richiude un documento non ancora ricevuto, può essere prodotta una nuova consegna: controlla data e contenuto. Non avviare firme sulla vecchia copia mentre è in corso una rettifica concordata.

Se il documento è già ricevuto, la segreteria coordina la rettifica con referente e responsabile documentale. L’area non offre un comando per riscrivere il piano o annullare gli atti. Non sostituire silenziosamente un documento protocollato con un altro file avente lo stesso nome.

Nell’archivio amministrativo conserva le versioni e i collegamenti richiesti dalla procedura, distinguendo copia superata, rettifica e documento vigente. Quando una rettifica richiede nuove approvazioni o firme, segui le indicazioni d’istituto.

Il rinnovo annuale nel portale è gestito dai responsabili del fascicolo. La segreteria non deve rinominare l’anno di un vecchio PDF per farlo diventare il piano dell’anno nuovo. Le versioni storiche del portale sono strumenti di consultazione; conservazione e scarto degli atti ufficiali seguono il piano approvato.

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1. Controlla che i PDF acquisiti siano salvati e apribili nella destinazione protetta.
2. Verifica che le sole consegne effettivamente acquisite siano segnate come ricevute.
3. Annota nel registro interno eventuali rettifiche, firme da completare o documenti in attesa, senza copiare dettagli clinici superflui.
4. Gestisci le copie temporanee nei download secondo la procedura d’istituto, dopo aver verificato l’acquisizione.
5. Esci dal portale con «esci», chiudi la pagina e blocca o termina la sessione della postazione.
6. Non lasciare il file chiave selezionato e la frase digitata su una postazione accessibile ad altri. La chiave sbloccata resta nella memoria della pagina finché la sessione non termina.

Per ogni giornata puoi usare un controllo breve: nuovi arrivi controllati → PDF salvati → ricezioni registrate → pratiche successive aggiornate → sessione chiusa.

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Segnala tempestivamente al responsabile d’istituto e ai referenti previsti dalla procedura privacy la perdita del file chiave, la divulgazione della frase, un dispositivo compromesso o un documento comunicato a destinatari non autorizzati.

Descrivi cosa è accaduto, quando, quale consegna è interessata e se file, frase o PDF possono essere stati esposti. Non inoltrare a tutti il documento per dimostrare l’errore. DSGA, responsabili tecnici e DPO valutano le azioni secondo la procedura adottata.

Non attivare una chiave nuova senza un piano: la nuova parte pubblica non rende decifrabili le vecchie consegne. In caso di perdita delle credenziali di decifratura, il recupero dipende dalle copie della chiave/frase e dagli originali già acquisiti. Eventuali nuove produzioni del documento vanno coordinate, senza presumere che gli atti precedenti siano cancellati.

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La segreteria vede i documenti consegnati necessari al proprio compito, non le bozze dei docenti. La busta arriva cifrata e viene aperta sul computer: il PDF scaricato è una copia leggibile e deve essere protetto anche dopo il download.

L’istituto è il titolare del trattamento e definisce autorizzazioni, informativa, custodia, fornitori, conservazione e gestione degli incidenti con il supporto del DPO. I dati sanitari non possono essere diffusi. Usa destinatari autorizzati e canali d’istituto, evita link aperti e non utilizzare la chat del fascicolo per custodire credenziali. Indicazioni del Garante per la scuola.

È previsto l’esercizio con approvazione d’istituto subordinata alla verifica dei due fattori Google. L’amministratore Workspace verifica sia l’iscrizione effettiva sia l’applicazione dell’obbligo per gli account autorizzati. L’accesso Google riuscito e la chiave dei documenti sono protezioni diverse: nessuno dei due dimostra da solo che il requisito 2SV sia soddisfatto. Guida ufficiale Google.

Questa guida descrive come lavorare e le protezioni adottate. Non costituisce una certificazione GDPR, un’attestazione di firme o la conferma che tutti i prerequisiti amministrativi siano già completati.

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La chiave è generata nel browser: la parte pubblica RSA-OAEP a 3072 bit permette al servizio di cifrare la chiave di ogni busta. La parte privata è esportata nel file JSON, protetta da AES-GCM a 256 bit con una chiave derivata dalla frase tramite PBKDF2-SHA256, sale casuale e 600.000 iterazioni.

Ogni PDF di consegna è cifrato con una chiave casuale AES-GCM distinta; questa chiave è a sua volta cifrata per la segreteria. Per aprire il documento, il browser sblocca la chiave privata, apre la chiave della busta e infine il PDF. Controlla inoltre il digest SHA-256 rispetto a quello del pacchetto ricevuto.

Questo controllo riguarda l’integrità tecnica del contenuto del pacchetto: non prova approvazione, firma elettronica o validità amministrativa del documento. La chiave privata sbloccata è conservata solo nella memoria della pagina, non caricata come file privato sul servizio.

Gli eventi di attivazione, scaricamento e ricezione sono registrati dal portale. Il registro non sostituisce il protocollo. Non serve conoscere questi algoritmi per usare il servizio: operativamente servono account autorizzato, file corretto, frase e controlli documentali.

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La scheda seguente può essere stampata come promemoria; non raccoglie credenziali e non sostituisce i registri d’istituto.

Per assistenza comunica URL del portale, account utilizzato se necessario, azione, orario e messaggio d’errore. Usa un identificativo di consegna e un canale autorizzato; non allegare chiave, frase, password o diagnosi senza necessità.

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